Lettere 5×1000: le 4 “bucce di banana” su cui non è il caso di scivolare.

 

Oggi rivolgiamo un affettuoso pensiero a tutti coloro che decidono di affidarsi (o devono affidarsi) alla “cara, buona e vecchia carta” per l’invio delle lettere di sensibilizzazione per la donazione del 5×1000.

Mi sembra di vedervi, in queste settimane, alle prese con “piega, imbustamento ed affrancatura” di migliaia di lettere stampate in formato A4 con l’amata stampante che, fumante, ringrazia per l’insperato “fine dei lavori”.

Purtroppo però, quella che è una buona occasione per “dare un boost” alla raccolta fondi, in alcuni casi rischia di causare pericolosi scivoloni! che si sta sempre attenti a non commettere durante l’anno ma che, inesorabilmente, arrivano in occasione di queste “attività a volume”.

Questo perché, senza strumenti adeguati, il rischio di commettere degli errori è più elevato.

Ok, adesso mi sembra di sentire:

“Ma guarda Alessandro di Nuvola Solidale che noi siamo bravissimi ad utilizzare le funzioni stampa/unione di Word con Excel come si è sempre fatto in questi anni! e le lettere a casa dei donatori sono sempre arrivate tutte!”)

Certo – rispondo io – ma attenzione ad almeno 4 “bucce di banana” sulle quali non bisognerebbe mai scivolare!

E non è nè Word né Excel che possono venirci in aiuto in questo caso ma “il conoscere bene” i nostri donatori, aggiornando costantemente la nostra base dati, meglio ancora facendoci aiutare da un software dedicato come CiviCRM).

Ecco quali sono queste “bucce di banana” sulle quali , diciamoci la verità, qualche volta siamo tutti scivolati:

 

Buccia n.1 – Non personalizzare le formule di saluto e le etichette.

“Ma guarda questi! Ci siamo visti la scorsa settimana alla terza cena di beneficenza nell’arco di un paio di mesi e adesso mi mandano questa letterina ciclostilata dove, a stento, si ricordano come mi chiamo!?”

(Sen. Prof. Marzio di Giusto)

Quando si è in particolare confidenza con una persona che magari è un nostro donatore abituale o uno sponsor importante, il primo rischio che si corre, affidandosi ad una stampa/unione “indiscriminata”, è:

• di rendere la comunicazione asettica perché ci rivolgiamo a questa persona solo con il “titolo, nome, cognome ed indirizzo” nell’intestazione della lettera! Abbiamo poi difficoltà ad associare un banalissimo “Caro” o “Cara” (e, nel dubbio, diamo del “Gentile” a tutti o, nel peggiore dei casi, un “Caro/a”); invece, come in questo caso, alle cene di beneficenza ci siamo rivolti a lui con un familiare “Carissimo Prof. Marzio!” che è appunto la stessa formula di saluto con cui la lettera dovrebbe esordire;

• oltretutto, sulla busta della lettera, si rischia di non mostrare agli occhi di terzi – banalmente del portalettere o del portiere del palazzo – titoli professionali o di cortesia che notoriamente a questa persona sono riconosciuti e di uscirsene con un “Marzio Di Giusto” (invece che “Sen. Prof. Marzio Di Giusto”) perché il processo stampa/unione ha preso solo “nome e cognome”.

In questi casi software come CiviCRM ci aiutano a non fare queste magre figure perché permettono di stampare etichette personalizzate e differenziate rispetto alla formula di saluto personalizzata della lettera contenuta nella busta.

 

Buccia n.2: Non riconoscere l’esistenza di un nucleo familiare e fare un doppio invio.

“Ma guarda questi! A tutte le cene di beneficenza ci siamo presentati in due con mio marito e adesso ci mandano due lettere a casa perfettamente identiche e ciclostilate?!”

(Rosalba Baldini)

E non solo! Questa “non bella figura” è costata all’Organizzazione anche “carta x 2” più un ulteriore francobollo!

“Benon!” si direbbe qui in Friuli (e non sto a dirvi cosa si direbbe al mio paisiello natìo…)

Sarebbe invece molto più “bello e funzionale” che a casa di Rosalba e del marito Franco – anche se nel nostro Data Base li abbiamo inseriti come individui – arrivasse una busta con etichetta:

Fam. Rossi – Baldini
(o altre formule simili ad “uso del portalettere”)

con la lettera all’interno che, invece, esordisce con:

Carissimi Rosalba e Franco

In questi casi software come CiviCRM, grazie alle regole di deduplica e accorpamento, permettono in automatico di “riconoscere il nucleo familiare” anche se si lancia la stampa di centinaia e centinaia di lettere per cui:

• in automatico non vengono stampate le etichette e le lettere per i singoli individui che fanno parte dello stesso nucleo familiare;
• e viene stampata la sola etichetta relativa a quel nucleo familiare e una sola lettera con la formula di saluto che si desidera rivolgere a tutti i suoi membri.

Non sto neanche a dirvi quanto i nostri Clienti apprezzano queste funzionalità quando inviano a casa dei loro contatti dei gadget, come per esempio dei calendari… Quanti denari hanno risparmiato evitando di inviare doppioni!?

 

Buccia n.3: Non riconoscere chi è il “donatore effettivo”.

“Ma guarda questi! E’ vero che le donazioni vengono conteggiate sulla dichiarazione dei redditi di mio genero, ma è Nonna Matilde che ogni mese dona € 200! e… neanche mi mandano a salutare?

L’anno scorso, poi, hanno inviato solo a me le “ricevute”; io mi sono dimenticata di farle vedere a mio genero e… le donazioni non sono finite sulla dichiarazione dei redditi!”

(Nonna Matilde)

In questi casi software come CiviCRM offrono la possibilità di imputare correttamente le donazioni ai soggetti che effettivamente fanno la donazione e non tanto (o non solo) a coloro che effettuano “il pagamento”.

Questo permette di mantenere la visibilità del “nucleo familiare” (per non scivolare sulla buccia di banana n. 2) ma, al contempo, permettono di gestire correttamente l’invio delle lettere di ringraziamento rilevanti ai fini fiscali; in casi come l’invio massivo delle lettere per il 5×1000, è quindi possibile estendere le formule personalizzate di saluto per famiglia a tutti i soggetti inclusi nel processo di donazione con:

• la stampa di etichette/buste come nel caso precedente
• ma con la trasformazione della formula di saluto in Gent.li Rosalba, Franco e Nonna Matilde.

Infine:

 

Buccia n.4: Non riconoscere i donatori abituali.

Ma guarda questi! Non sto neanche a dirti quante migliaia di Euro ho donato loro fino ad adesso; tutti gli anni il mio commercialista sa che deve devolvere loro il 5×1000 (e non è poca roba) e mi mandano questa letterina ciclostilata come faranno con chissà quante migliaia di persone in giro per l’Italia?

(Mariano Del Fiore)

Diciamocelo: se non pubblicamente ma almeno dall’Organizzazione a cui si effettua una donazione, a tutti fa piacere essere riconosciuti per l’effettiva vicinanza ad una causa! qualunque sia l’ammontare donato.

Già non sono il massimo le solite uscite del tipo “Dona il tuo 5×1000… a te non costa nulla, ma per noi è importante!” le quali, per chi non ha mai effettuato una donazione liberale verso la nostra Organizzazione, possono ancora avere senso.

Ma per i donatori che durante tutto l’anno ci sono stati vicini? Non mi pare proprio una “best practice” quella di rivolgerci a loro nello stesso modo!

Soluzioni come CiviCRM permettono di raggiungere un livello di personalizzazione delle comunicazioni ancora più elevato nei confronti donatori già in essere ed è possibile creare lettere di “sensibilizzazione per il 5×1000” che, al contempo, ringraziano per esempio:

• per l’esatto ammontare totale delle donazioni effettuate negli ultimi 12 mesi;
• oppure in tutto il periodo in cui ci si conosce;
• oppure in qualsiasi arco di tempo si reputi rilevante;
• e magari con l’inidcazione delle campagne/iniziative a cui la persona è più sensibile.

E che cavolo!  “diamo a Mariano quel che è di Mariano!”

 

Conclusioni per le tue Lettere per il 5×1000

Come da sempre sostengono, a gran voce, i fundraiser professionisti:

“nulla può sostituire la relazione umana nel mantenere un donatore vicino alla causa che gli sta più a cuore!”

Ma è di vitale importanza, in occasione di attività “a volume” come l’invio massivo delle lettere per il 5×1000, non commettere errori come questi che, nella migliore delle ipotesi, di certo non fanno fare una bella figura.

Ecco perché, anche fuori dal Web e dai Social Media (“… perché sono innumervoli ancora i casi in cui ci si deve affidare alla cara, buona e vecchia carta”) un software dedicato come CiviCRM ricopre un ruolo di vitale importanza per le Organizzazioni Non Profit più strutturate che vogliono smettere di “navigare a vista”.

Ma certi accorgimenti sono tuttavia validi anche per le realtà più piccole che si avvangono di strumenti più “tradizionali”; con qualche ora di lavoro in più durante l’anno è possibile, per un numero ridotto di contatti direttamente conosciuti, è ancora possibile non … scivolare su queste bucce di banana!